So digitalisiert Polybouw die Qualitätskontrolle mit Snagstream

Die Zeiten von Notizblöcken auf der Baustelle sind längst gezählt. Digitale Lösungen sorgen für mehr Übersicht, transparente Prozesse und weniger Verwaltungsaufwand. Genau das suchte auch Polybouw Aluminium B.V., Spezialist für Aluminium Fassadensysteme. Im Februar 2022 startete Lotte Schulenburg die Einführung von Snagstream. Schon nach kurzer Zeit wurden die ersten positiven Ergebnisse sichtbar.

Lotte berichtet, warum die Wahl auf Snagstream fiel

Unser Ziel war es, mehr Übersicht zu schaffen. Wenn jemand krank ist, soll ein Kollege ein Projekt problemlos übernehmen können und sofort nachvollziehen können, was bereits passiert ist. Welche Absprachen wurden getroffen? Wie ist der aktuelle Stand? Früher war das oft schwierig, weil Informationen an den unterschiedlichsten Stellen abgelegt oder notiert wurden. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach einer passenden Lösung gemacht und sind schließlich bei Snagstream gelandet. Andere Systeme wirkten auf uns oft unübersichtlich und sehr starr. Bei Snagstream können wir viele Prozesse selbst anpassen und flexibel gestalten. Genau das hat uns überzeugt.

Schritt für Schritt zur Einführung

Die Einführung erfolgte schrittweise.

Wir haben zunächst mit einigen Projekten und den Kollegen begonnen, die das neue System unbedingt ausprobieren wollten. Manche sind digitalen Tools gegenüber aufgeschlossener als andere. Deshalb war es sinnvoll, mit denjenigen zu starten, die von Anfang an Interesse hatten. Das lief sofort richtig gut. Anschließend haben wir Schritt für Schritt die übrigen Teams eingebunden. Zuerst haben wir die Montageleiter geschult, danach folgten die Monteure und die Produktion. Zum Schluss kam die Arbeitsvorbereitung hinzu. So konnten wir die Abstimmungswege kurz halten und jede Gruppe hatte die Möglichkeit, direkt Feedback zu geben.

Weg mit den Notizbüchern

Die positiven Ergebnisse sind bereits deutlich sichtbar.

Ich denke, wir haben schon viel erreicht. Früher haben die Leute mit ganzen Stapeln Papier gearbeitet. Sie haben alles in einem Montageheft aufbewahrt: von Bestelllisten und aufgegebenen Bestellungen bis hin zu Zeichnungen und so weiter. All diese Informationen sind jetzt im System. Sie müssen das Heft nicht mehr mit sich herumtragen, was großartig ist. Alle Informationen sind an einem Ort und für jeden zugänglich. Wenn jemand nicht da ist und ein anderer eine Frage hat, kann er sie einfach im System nachschlagen. Wir nutzen alles, was Snagstream bietet, optimal aus.

Einblick in den Einkauf

Snagstream ist auch für den Einkauf sehr praktisch, bemerkt Lotte.

Wir arbeiten viel mit Fassadenelementen wie Glasscheiben und da kommt es immer wieder zu Beschädigungen. Geht eine Scheibe zu Bruch, können unsere Mitarbeiter vor Ort den Schaden direkt fotografieren und über das System an den Einkauf weiterleiten. So kann sofort eine neue Scheibe bestellt werden. Früher lief das per E Mail und wurde zusätzlich in Listen festgehalten. Heute sehen wir den Liefertermin direkt im System und müssen nicht mehr ständig nach dem aktuellen Stand fragen. Das spart uns viel Zeit. Gleichzeitig behalten wir jederzeit den Überblick, weil alle Informationen zentral gespeichert sind und nicht mehr auf einzelnen Zetteln oder in verschiedenen Listen liegen. Mit den Filterfunktionen sehen wir auf einen Blick, welche Scheiben bestellt wurden, unter welcher Bestellnummer sie laufen und wann sie geliefert werden.

Neue Prozesse, neues Denken

Die Umstellung auf die neuen Prozesse war anfangs eine echte Herausforderung.

Neue Kollegen finden sich in der Regel schnell im System zurecht, wenn sie eine Einführung bekommen. Für Mitarbeiter, die schon viele Jahre im Unternehmen sind, ist die Umstellung manchmal etwas schwieriger. Sie greifen noch gern zu Stift und Papier. Letztlich geht es vor allem um eine Veränderung der Arbeitsweise und so etwas braucht Zeit. Manche sind offen dafür, müssen sich aber erst an die neuen Abläufe gewöhnen. Andere tun sich grundsätzlich schwer mit Veränderungen. Gleichzeitig richten wir unsere Prozesse immer stärker auf digitales Arbeiten aus, sodass kein Weg mehr daran vorbeiführt. Und je häufiger das System genutzt wird, desto schneller erkennen alle den Mehrwert im Arbeitsalltag.

Lotte steht in regelmäßigem Kontakt mit Pro4all bezüglich Problemen, auf die sie stößt, und wie man sie lösen kann.

Das ist sehr gut. Wir bekommen immer eine schnelle Antwort, bei Bedarf sogar mit kurzen Videos, die zeigen, wie es funktioniert. Das hilft uns sehr, alle auf den gleichen Weg zu bringen.

Am Ball bleiben

Lotte hat auch einen Tipp für andere Unternehmen, die mit Snagstream starten möchten.

Sorgen Sie dafür, dass sich jemand wirklich um die Einführung kümmert, oder stellen Sie ein Projektteam zusammen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an ein und erklären Sie offen, warum Sie neue Prozesse einführen und welchen Mehrwert sie bieten. Wer den Nutzen versteht, akzeptiert Veränderungen schneller und trägt die Einführung aktiv mit. Auch wir sind noch nicht am Ziel. Deshalb tauschen wir uns regelmäßig aus und entwickeln unsere Arbeitsweise kontinuierlich weiter..