Privacy en veiligheid

Uw privacy is voor Pro4all van groot belang. Wij houden ons daarom aan de relevante privacywetgeving en -regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

• vóór de verwerking van uw persoonsgegevens onze doeleinden duidelijk vastleggen in deze privacy- en cookieverklaring.

• zo min mogelijk persoonsgegevens bewaren en alleen de gegevens bewaren die nodig zijn voor onze doeleinden.

• expliciet om uw toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, indien toestemming vereist is.

• de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze verplichtingen leggen wij ook op aan partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.

• uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van de door ons verwerkte persoonsgegevens.

AVG

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit betekent dat sinds die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de gehele Europese Unie (EU). Door de steeds verdergaande digitalisering en de groeiende hoeveelheid gegevens wereldwijd wordt de bescherming van deze gegevens nog belangrijker dan die al was.

Een betrouwbare informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van onze dienstverlening aan klanten en het goed functioneren van onze organisatie. Dit vraagt om een integrale aanpak en risicobewustzijn. Het gaat hierbij niet alleen om de bescherming van informatie binnen Pro4all — veel belangrijker is de bescherming van de informatie van onze klanten. Pro4all heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld dat het kader biedt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de informatie van onze klanten en onze organisatie te beschermen en te waarborgen.

Welke maatregelen hebben wij genomen?

Opslag

Alle kritieke gegevens, zoals gevoelige bedrijfsactiviteiten van onze klanten en onze organisatie, worden opgeslagen bij een zeer veilige en gecertificeerde partij, het Azure-platform van Microsoft. Dit zorgt voor absolute veiligheid voor klanten. Daarnaast werken wij samen met een aanvullende partij voor performancemonitoring: Intercept.

Versleuteling

Dit gebeurt volgens de beste praktijken en is daarom onderhevig aan voortdurende verandering. Ten tijde van versie 1.2 betekent dit TLS 1.0, 1.1 en 1.2 met beperkte algoritmen.

Welke standaarden

Naast veilige opslag (niemand kan bij uw gegevens) heeft Pro4all het beveiligingsbeleid volledig zelf ontwikkeld. Dit is gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging (NEN-ISO 27001/27002), de ISO-norm voor informatiebeveiliging. Wij zijn daarnaast bezig met het behalen van de bijbehorende ISO-certificering.

Service Level Agreement

• Beschikbaarheidsgarantie: 99% tijdens kantooruren, 95% buiten kantooruren.

• E-mailondersteuning voor technische en functionele vragen.

• Telefonische ondersteuning voor technische en functionele vragen tijdens kantooruren (ma–vr, 08:30–17:00 uur).

• Alle vragen worden op basis van een inspanningsverplichting binnen maximaal twee dagen beantwoord.

Uw privacy is voor Pro4all van groot belang. Wij houden ons daarom aan de relevante privacywetgeving en -regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Privacy- en cookieverklaring van Pro4all

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 15 december 2025.

Uw privacy is van het grootste belang voor Pro4all Cloud Services B.V. (hierna: Pro4all). Wij houden ons daarom aan de relevante wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Introductie

Als uw organisatie een van onze oplossingen wil uitproberen voordat u onze diensten gaat gebruiken, kunt u een introductie aanvragen. Hiervoor kunt u een afspraak inplannen met een van onze collega's. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Datum en tijdstip van de afspraak

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

Wij verwerken deze persoonsgegevens om een afspraak voor de introductie in te plannen en de daarmee samenhangende overeenkomst uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens totdat u de gelegenheid heeft gehad kennis te maken met een van onze oplossingen. Als u naar aanleiding van de introductie besluit gebruik te maken van onze diensten, bewaren wij uw persoonsgegevens tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer indien dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld vanwege fiscale bewaarplichten).

Het leveren van onze diensten

Als organisatie kunt u gebruikmaken van onze diensten en oplossingen. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• (Bedrijfs)naam

• (Zakelijk) e-mailadres

• (Zakelijk) telefoonnummer

• Naam van de contactpersoon

• Adresgegevens van de gebruiker

• Factuurgegevens

• Betaalgegevens

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst. Zo hoeft u, mocht u binnen een jaar na beëindiging van de overeenkomst weer bij ons terugkomen, uw gegevens niet opnieuw aan te leveren. Sommige gegevens bewaren wij langer indien dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld vanwege fiscale bewaarplichten).

Registratie en portaalgebruik

Als organisatie, en als medewerker van een organisatie die een van onze oplossingen gebruikt, heeft u toegang tot ons portaal. U dient zich echter eerst te registreren. Zodra u geregistreerd bent, kunt u inloggen op het portaal van de betreffende oplossing. Voor het gebruik van het portaal verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres

• Zelfgekozen wachtwoord

• Voor- en achternaam

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst met uw organisatie uit te voeren. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst, zodat u deze niet steeds opnieuw hoeft in te voeren en wij u indien nodig eenvoudig kunnen bereiken.

Gebruikerstrainingen en webinars

Via onze website kunt u zich aanmelden voor gebruikerstrainingen en webinars. Tijdens gebruikerstrainingen leert u optimaal gebruik te maken van onze oplossingen, en tijdens de webinars worden de functionaliteiten van onze oplossingen kort toegelicht. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• Bedrijfsnaam

• Telefoonnummer

• Omgevings-URL

Wij verwerken deze persoonsgegevens om uw aanmelding voor de gebruikerstraining of het webinar te verwerken en de daarmee samenhangende overeenkomst uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens totdat de gebruikerstraining of het webinar heeft plaatsgevonden.

Klantreferenties

Wij plaatsen klantreferenties op onze website. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam

• Voor- en achternaam

• Beeldmateriaal

• Inhoud van de gedeelde referentie

Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Supportportaal

Via onze website kunt u ondersteuning aanvragen. Hiervoor dient u in te loggen op het supportportaal met uw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord. Binnen dit supportportaal kunt u vervolgens een ticket indienen. U kunt ook inloggen met uw Facebook-, Google- of Twitter-account. Wilt u weten wat deze partijen met uw persoonsgegevens doen, lees dan de privacyverklaringen van de betreffende platforms. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam

• E-mailadres

• Zelfgekozen wachtwoord

• Alle informatie die u invoert als inhoud van het ticket

Dit doen wij om uw supportverzoek goed te kunnen afhandelen en de daarmee samenhangende overeenkomst uit te voeren. Wij bewaren deze informatie totdat wij er zeker van zijn dat wij u afdoende hebben geholpen.

Ideeënportaal

Via onze website kunt u verbetervoorstellen voor onze producten indienen. Hiervoor dient u in te loggen op het ideeënportaal met uw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord. Binnen dit ideeënportaal kunt u vervolgens een idee indienen. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam

• E-mailadres

• Zelfgekozen wachtwoord

• Alle informatie die u invoert als inhoud van uw idee

Dit doen wij om uw idee te beoordelen en de daarmee samenhangende overeenkomst uit te voeren. Wij bewaren deze informatie gedurende 1 jaar nadat wij het idee in de software hebben doorgevoerd of hebben afgewezen, en u niet meer actief bent geweest op het ideeënportaal.

Gebruik van AI binnen de dienst

1. Toepassing van AI

Pro4all kan bij het leveren van de dienst gebruikmaken van technologieën gebaseerd op kunstmatige intelligentie. Deze AI wordt gebruikt om de dienst uit te voeren, te verbeteren en te beveiligen, en om functionaliteiten te bieden die bijdragen aan een betere gebruikerservaring.

2. Gebruik van klantgegevens

Pro4all mag klantgegevens uitsluitend verwerken voor de volgende doeleinden:

1. voor functionele AI binnen de dienst, waaronder automatische classificatie, documentanalyse, risicodetectie in foto's, workflowautomatisering en kwaliteits- of veiligheidsaanbevelingen;

2. voor het verbeteren van de prestaties van de dienst, mits dit gebeurt met geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele klanten;

3. voor interne analyses ter verbetering van de stabiliteit, veiligheid en efficiëntie van de dienst;

4. voor het gebruik van AI-technologieën van derden, onder de voorwaarde dat deze derden klantgegevens niet gebruiken om hun eigen modellen te trainen, passende beveiligingsmaatregelen toepassen en de gegevens verwerken binnen de Europese Economische Ruimte of in landen die door de Europese Commissie zijn erkend als landen met een passend beschermingsniveau, of waarvoor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is uitgevoerd.

3. Verboden gebruik

Pro4all zal klantgegevens niet:

1. gebruiken om generieke of publieke AI-modellen te trainen;

2. beschikbaar stellen aan derden als trainingsmateriaal;

3. verwerken voor andere doeleinden dan het leveren, verbeteren of beveiligen van de dienst.

4. Eigendom en rechten van de klant

1. Klantgegevens blijven eigendom van de klant of diens eindgebruikers, zoals reeds vastgelegd in artikel 8.8 van onze Algemene Voorwaarden.

2. De klant behoudt het recht om klantgegevens op te vragen, te exporteren of te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk is toegestaan en technisch haalbaar is.

3. Pro4all zal transparant zijn over het gebruik van AI binnen de dienst en dit gebruik beperken tot wat noodzakelijk is voor de overeengekomen doeleinden.

5. Beveiliging

Pro4all treft passende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Deze maatregelen gelden ook voor het gebruik van AI-technologieën en voor eventueel ingeschakelde externe derden.

6. Naleving van wet- en regelgeving

Pro4all verwerkt klantgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de EU AI-verordening. Wijzigt de relevante regelgeving, dan zal Pro4all haar werkwijze waar nodig aanpassen.

Google Maps

Op onze website kunt u Google Maps gebruiken, bijvoorbeeld om de route naar ons kantoor te berekenen. Om uw locatie te bepalen en de route uit te stippelen, verwerken wij uw locatiegegevens. Wij vragen hiervoor apart toestemming en gebruiken deze informatie alleen als u toestemming heeft gegeven. Voor deze dienst maken wij gebruik van de navigatie- en locatiesoftware van Google. Wij hebben geen invloed op wat de makers van deze software (Google) hiermee doen. Lees daarom ook altijd hun privacyverklaring.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen — telefonisch, via het contactformulier of per e-mail. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Bedrijfsnaam

• Alle informatie die u invoert als inhoud van een bericht

Dit doen wij om uw contactverzoek goed te kunnen afhandelen en de overeenkomst met u uit te voeren. Wij bewaren deze informatie totdat wij er zeker van zijn dat u tevreden bent met onze reactie.

Solliciteren

Heeft u gereageerd op een van onze vacatures of een open sollicitatie gestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie te behandelen en ter voorbereiding op een mogelijke arbeidsovereenkomst. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam- en adresgegevens

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Curriculum vitae

• Motivatiebrief

• Salarisindicatie

• Referenties

• Beschikbaarheidsdatum

• Link naar LinkedIn-profiel

• Alle overige informatie die u met uw sollicitatie meestuurt

Wij bewaren uw sollicitatiegegevens tot uiterlijk 6 weken nadat de vacature is vervuld. Wij bewaren deze informatie zodat wij contact met u kunnen opnemen als de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Kunnen wij u op dit moment geen functie aanbieden, dan mogen wij de sollicitatiegegevens met uw toestemming nog een jaar bewaren. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door ons een e-mail te sturen.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure, om ervoor te zorgen dat ons imago behouden blijft bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang: wij zoeken uw naam op via Google en op verschillende sociale media, uitsluitend voor zover deze profielen openbaar zijn — wij zullen u niet vragen om toegang tot een afgeschermd social media-profiel of om met ons te connecten. De resultaten worden met u besproken. Als u hiertegen bezwaar wilt maken, kunt u dit per e-mail aangeven bij uw sollicitatie.

Het uitvoeren van analyses

Wij kunnen analyses uitvoeren op de persoonsgegevens die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten. Hieraan hebben wij een gerechtvaardigd belang: door het uitvoeren van analyses kunnen wij onze dienstverlening verbeteren. Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor dit doel en bewaren deze maximaal 3 jaar, waarna wij ze anonimiseren. Wilt u niet dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor het uitvoeren van analyses, dan kunt u hiertegen te allen tijde bezwaar maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Anonimisering

Wij kunnen de persoonsgegevens die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten anonimiseren. Dit betekent dat de oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens op zodanige wijze anoniem worden gemaakt dat de betrokkene niet langer identificeerbaar is. De gegevens zijn dan geen persoonsgegevens meer en er zijn geen privacyrisico's meer aan verbonden. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het anonimiseren van gegevens, omdat dit ons in staat stelt onze dienstverlening te verbeteren.

reCAPTCHA

Wij gebruiken de reCAPTCHA-dienst van Google Inc. (Google) om onze website te beschermen tegen spam en misbruik. Om Google reCAPTCHA te laten werken, worden het IP-adres van een bezoeker, muisbewegingen en mogelijk andere gegevens verzameld. Deze informatie wordt verzonden naar en verwerkt door Google, dat deze analyseert om te bepalen of er sprake is van een echte websitebezoeker of een robot. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring van Google.

Wanneer mogen wij uw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit is toegestaan op grond van de geldende wetgeving. Wij mogen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld voor de verwerking van bepaalde gegevens;

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u;

• u hiervoor toestemming heeft gegeven;

• wij hierbij een gerechtvaardigd belang hebben;

• wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dit vordert bij een vermoeden van een strafbaar feit).

De partijen die namens ons of namens u persoonsgegevens verwerken, zijn:

• IT-leveranciers en dienstverleners

• Cookiedienstverleners

• Betalingsdienstverleners

• Marketingbedrijven

Voor het leveren van onze diensten kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit doen wij alleen als er een passend beschermingsniveau is voor de verwerking van persoonsgegevens — bijvoorbeeld door gebruik te maken van een modelovereenkomst van de Europese Commissie of andere afspraken te maken over de omgang met persoonsgegevens.

Social-mediaknoppen

Op onze website gebruiken wij de social-mediaknop voor LinkedIn, waarmee u wordt doorgestuurd naar dit social-mediaplatform. Zo kunt u ons volgen en content delen binnen het netwerk. De knop werkt dankzij stukjes code die afkomstig zijn van het sociale netwerk. Wilt u weten wat LinkedIn met uw persoonsgegevens doet, lees dan de privacyverklaring van LinkedIn.

Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels (hierna: cookies), van onszelf en van derden. Cookies zijn kleine bestanden die bij het bezoeken van een website automatisch via de webbrowser op het apparaat van de bezoeker (zoals pc, tablet of smartphone) kunnen worden opgeslagen of uitgelezen. Wij en derden gebruiken cookies om:

• websitefunctionaliteiten mogelijk te maken (technische en functionele cookies).

• het gebruik van de website te analyseren en deze op basis daarvan gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies).

• gepersonaliseerde advertenties te tonen (marketingcookies).

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van u:

• IP-adres

• Cookie-ID

• Website- en klikgedrag

• Referrer-URL

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierin vragen wij, indien wij hiertoe verplicht zijn, om uw toestemming voor het gebruik van cookies. Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die wij gebruiken:

Functioneel

• Google Tag Manager, Google LLC, United States — Privacy Statement: Cookies van Google Tag Manager maken het laden van scripts van andere cookies mogelijk. Google Tag Manager is puur functioneel en wordt niet gebruikt voor het verzamelen van persoonsgegevens. Bewaartermijn: sessie.

• Typekit by Adobe, Adobe Inc., United States — Privacy Statement: Wij gebruiken lettertypen van Adobe Typekit, een programma voor het aanpassen en laden van de lettertypen van de website. Onze website plaatst Adobe-cookie(s) om deze lettertypen weer te geven. Bewaartermijn: sessie.

• HubSpot Forms, HubSpot, Inc., United States — Privacy Statement: Deze cookies worden gebruikt om het webformulier mogelijk te maken en het chatvenster in de applicatie aan te bieden. Bewaartermijn: tot 13 maanden.

• Datadog, Datadog, Inc., United States — Privacy Statement: Deze cookies worden gebruikt voor het monitoren van applicatie, platform en prestaties, om klantproblemen te signaleren en proactief op te lossen. Bewaartermijn: sessie.

Analytisch

• Google Analytics, Google LLC, United States — Privacy Statement: Deze cookies worden geplaatst om inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag en op basis daarvan de gebruikerservaring te verbeteren. Bewaartermijn: tot 2 jaar.

• HubSpot, HubSpot, Inc., United States — Privacy Statement: Om een beter beeld te krijgen van het bezoekersgedrag op onze website, gebruiken wij cookies van HubSpot. Bewaartermijn: tot 13 maanden.

• LinkedIn Analytics, LinkedIn Corporation, United States — Privacy Statement: Deze cookies worden geplaatst om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze op basis daarvan te verbeteren. Bewaartermijn: tot 2 jaar.

• Hotjar, Hotjar Ltd., Malta — Privacy Statement: Hotjar is een technologische dienst die ons helpt de gebruikerservaring beter te begrijpen. Bewaartermijn: 1 jaar.

• Segment, Twilio Inc, United States — Privacy Statement: Segment wordt gebruikt voor gebruikersanalyse. Bewaartermijn: sessie.

Marketing

• Google DoubleClick, Google LLC, United States — Privacy Statement: Deze cookies worden gebruikt om de acties van de websitebezoeker op de website te registreren. Bewaartermijn: tot 6 maanden.

• GA Audiences, Google LLC, United States — Privacy Statement: GA Audiences-cookies worden gebruikt om websitebezoekers terug te laten keren. Bewaartermijn: tot 6 maanden.

• Facebook Connect, Facebook, Inc., United States — Privacy Statement: Deze cookies worden gebruikt om de advertentiemogelijkheden van Facebook mogelijk te maken. Bewaartermijn: tot 3 maanden.

• Facebook Custom Audience, Facebook, Inc., United States — Privacy Statement: Deze cookies worden gebruikt om de advertentiemogelijkheden van Facebook mogelijk te maken. Bewaartermijn: tot 3 maanden.

• LinkedIn Ads, LinkedIn Corporation, United States — Privacy Statement: Deze cookies worden geplaatst om het online advertentieaanbod te verbeteren. Bewaartermijn: tot 2 jaar.

Bedrijfsgegevens

• Naam: Pro4all Cloud Services B.V.

• Adres: Houttuinlaan 14, 3447GM Woerden, Nederland

• Telefoon: 0348 489600

• E-mail: info@pro4all.nl

• KVK (Kamer van Koophandel): 65001974

• Btw-nummer: NL855941625B01

‍