Privatliv og sikkerhed

Dit privatliv er af stor betydning for Pro4all. Vi overholder derfor de relevante databeskyttelseslove og -regler, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Vores privatlivs- og cookieerklæring i korte træk

Når vi behandler personoplysninger, overholder vi databeskyttelseslovgivningen. Det betyder, at vi:

klart fastlægger vores formål, inden vi behandler dine personoplysninger, gennem denne privatlivs- og cookieerklæring.

opbevarer så få personoplysninger som muligt og kun opbevarer de oplysninger, der er nødvendige til vores formål.

udtrykkeligt beder om dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, hvis samtykke er påkrævet.

træffer de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger. Vi pålægger også disse forpligtelser til parter, der behandler personoplysninger på vores vegne.

respekterer dine rettigheder, såsom retten til indsigt, berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig.

GDPR

Fra den 25. maj 2018 gælder databeskyttelsesforordningen (GDPR). Det betyder, at der fra den dato gælder samme databeskyttelseslovgivning i hele Den Europæiske Union (EU). Med den stadigt stigende digitalisering og de voksende mængder data i verden bliver beskyttelsen af disse data endnu vigtigere, end den allerede var.

En pålidelig informationsforsyning er nødvendig for, at vores tjenester over for kunderne og vores organisation kan fungere korrekt. Dette kræver en integreret tilgang og risikobevidsthed. Det handler ikke kun om at beskytte information inden for Pro4all — langt vigtigere er det at beskytte vores kunders information. Pro4all har udarbejdet en informationssikkerhedspolitik, der danner rammen for passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte og sikre informationen om vores kunder og vores organisation.

Hvilke foranstaltninger har vi truffet?

Opbevaring

Alle kritiske data, f.eks. følsomme forretningsaktiviteter hos vores kunder og vores organisation, opbevares hos en yderst sikker og certificeret part, Microsofts Azure-platform. Dette sikrer fuldstændig sikkerhed for kunderne. Vi samarbejder desuden med en ekstra part om performancemonitorering: Intercept.

Kryptering

Dette sker i overensstemmelse med best practice og vil derfor løbende blive ændret. På tidspunktet for version 1.2 betyder det TLS 1.0, 1.1 og 1.2 med begrænsede algoritmer.

Hvilke standarder

Ud over sikker opbevaring (ingen kan få adgang til dine data) har Pro4all selv udarbejdet sikkerhedspolitikken fuldt ud. Denne er baseret på Code for Information Security (NEN-ISO 27001/27002), ISO-standarden for informationssikkerhed. Vi er desuden i gang med at opnå den tilhørende ISO-certificering.

Service Level Agreement

Oppetidsgaranti: 99 % i kontortiden, 95 % uden for kontortiden.

E-mailsupport til tekniske og funktionelle spørgsmål.

Telefonsupport til tekniske og funktionelle spørgsmål i kontortiden (man.–fre., kl. 08.30–17.00).

Alle henvendelser besvares efter bedste evne inden for maksimalt to dage.

Dit privatliv er af stor betydning for Pro4all. Vi overholder derfor de relevante databeskyttelseslove og -regler, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Pro4alls privatlivs- og cookieerklæring

Denne privatlivs- og cookieerklæring blev senest opdateret den 15. december 2025.

Dit privatliv er af allerstørste betydning for Pro4all Cloud Services B.V. (herefter „Pro4all“). Vi overholder derfor den relevante lovgivning om databeskyttelse, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Introduktion

Hvis din organisation ønsker at afprøve en af vores løsninger, inden I bruger vores tjenester, kan I anmode om en introduktion. Til dette kan I booke et møde med en af vores kolleger. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

Dato og klokkeslæt for mødet

For- og efternavn

E-mailadresse

Telefonnummer

Vi behandler disse personoplysninger for at aftale et møde til introduktionen og for at opfylde den tilhørende aftale. Vi opbevarer disse oplysninger, indtil du har haft mulighed for at stifte bekendtskab med en af vores løsninger. Hvis du beslutter dig for at bruge vores tjenester på baggrund af introduktionen, opbevarer vi dine personoplysninger i op til et år efter aftalens ophør. Nogle oplysninger opbevarer vi længere, hvis det er lovpligtigt (f.eks. som følge af skattemæssige opbevaringspligter).

Levering af vores tjenester

Som organisation kan I bruge vores tjenester og løsninger. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

(Virksomheds)navn

(Erhvervsmæssig) e-mailadresse

(Erhvervsmæssigt) telefonnummer

Kontaktpersonens navn

Brugerens adresseoplysninger

Fakturaoplysninger

Betalingsoplysninger

Vi behandler disse personoplysninger for at opfylde den aftale, vi indgår med jer. Vi opbevarer disse oplysninger i op til et år efter aftalens ophør. På den måde behøver I ikke at oplyse jeres data igen, hvis I vender tilbage til os inden for et år efter aftalens ophør. Nogle oplysninger opbevarer vi længere, hvis det er lovpligtigt (f.eks. som følge af skattemæssige opbevaringspligter).

Registrering og brug af portalen

Som organisation, og som medarbejder i en organisation, der bruger en af vores løsninger, har du adgang til vores portal. Du skal dog først registrere dig. Når du er registreret, kan du logge ind på portalen for den pågældende løsning. For at bruge portalen behandler vi følgende personoplysninger:

E-mailadresse

Selvvalgt adgangskode

For- og efternavn

Vi behandler disse personoplysninger for at opfylde aftalen med din organisation. Vi opbevarer dine personoplysninger i op til et år efter aftalens ophør, så du ikke behøver at indtaste dem igen, og så vi nemt kan kontakte dig, hvis det er nødvendigt.

Brugertræning og webinarer

Via vores website kan du tilmelde dig brugertræning og webinarer. Under brugertræningen lærer du at udnytte vores løsninger optimalt, og under webinarerne bliver funktionaliteterne i vores løsninger kort gennemgået. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

For- og efternavn

E-mailadresse

Virksomhedsnavn

Telefonnummer

Miljø-URL

Vi behandler disse personoplysninger for at behandle din tilmelding til brugertræningen eller webinaret og for at opfylde den tilhørende aftale. Vi opbevarer disse oplysninger, indtil brugertræningen eller webinaret har fundet sted.

Kundereferencer

Vi offentliggør kundereferencer på vores website. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

Virksomhedsnavn

For- og efternavn

Billedmateriale

Indholdet af den delte reference

Dette gør vi på baggrund af dit samtykke. Vi opbevarer disse oplysninger, indtil du trækker dit samtykke tilbage. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne nederst i denne privatlivs- og cookieerklæring.

Supportportal

Via vores website kan du anmode om support. Til dette skal du logge ind på supportportalen med din e-mailadresse og selvvalgte adgangskode. I supportportalen kan du derefter oprette en sag. Du kan også logge ind med din Facebook-, Google- eller Twitter-konto. Hvis du vil vide, hvad disse parter gør med dine personoplysninger, kan du læse privatlivspolitikkerne for de pågældende platforme. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

Virksomhedsnavn

E-mailadresse

Selvvalgt adgangskode

Alle oplysninger, du angiver som indhold i sagen

Dette gør vi for at kunne behandle din supportanmodning korrekt og opfylde den tilhørende aftale. Vi opbevarer disse oplysninger, indtil vi er sikre på, at vi har hjulpet dig tilstrækkeligt.

Idéportal

Via vores website kan du foreslå forbedringer til vores produkter. Til dette skal du logge ind på idéportalen med din e-mailadresse og selvvalgte adgangskode. På idéportalen kan du derefter indsende en idé. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

Virksomhedsnavn

E-mailadresse

Selvvalgt adgangskode

Alle oplysninger, du angiver som indhold i din idé

Dette gør vi for at vurdere din idé og opfylde den tilhørende aftale. Vi opbevarer disse oplysninger i 1 år, efter at vi har implementeret idéen i softwaren eller afvist den, og du ikke længere har været aktiv på idéportalen.

Brug af AI i tjenesten

1. Anvendelse af AI

Pro4all kan anvende teknologier baseret på kunstig intelligens i forbindelse med levering af tjenesten. Denne AI bruges til at drive, forbedre og sikre tjenesten samt til at levere funktioner, der bidrager til en forbedret brugeroplevelse.

2. Brug af kundedata

Pro4all må udelukkende behandle kundedata til følgende formål:

til funktionel AI i tjenesten, herunder automatisk klassificering, dokumentanalyse, risikodetektion i fotos, workflowautomatisering samt kvalitets- eller sikkerhedsanbefalinger;

til at forbedre tjenestens ydeevne, forudsat at dette sker ved hjælp af anonymiserede eller aggregerede data, der ikke kan henføres til enkelte kunder;

til interne analyser med henblik på at forbedre tjenestens stabilitet, sikkerhed og effektivitet;

til brug af AI-teknologier fra tredjeparter, på betingelse af at disse tredjeparter ikke bruger kundedata til at træne deres egne modeller, anvender passende sikkerhedsforanstaltninger og behandler dataene inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde eller i lande, som EU-Kommissionen har anerkendt som havende et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller hvor der er gennemført en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse (DPIA).

3. Forbudt brug

Pro4all vil ikke:

bruge kundedata til at træne generiske eller offentlige AI-modeller;

stille kundedata til rådighed for tredjeparter som træningsmateriale;

behandle kundedata til andre formål end at levere, forbedre eller sikre tjenesten.

4. Ejerskab og rettigheder for kunden

Kundedata forbliver kundens eller dennes slutbrugeres ejendom, som allerede fastsat i artikel 8.8 i vores almindelige forretningsbetingelser.

Kunden bevarer retten til at anmode om, eksportere eller få slettet kundedata, i det omfang dette er juridisk tilladt og teknisk muligt.

Pro4all vil være transparent omkring brugen af AI i tjenesten og vil begrænse denne brug til, hvad der er nødvendigt for de aftalte formål.

5. Sikkerhed

Pro4all implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte kundedata mod tab, misbrug og uautoriseret adgang. Disse foranstaltninger gælder også for brugen af AI-teknologier og for eventuelle eksterne tredjeparter, der inddrages.

6. Overholdelse af lovgivning

Pro4all behandler kundedata i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder GDPR og EU's AI-forordning. Hvis den relevante lovgivning ændres, vil Pro4all om nødvendigt tilpasse sin praksis.

Google Maps

På vores website kan du bruge Google Maps til f.eks. at beregne ruten til vores kontor. For at fastlægge din placering og planlægge ruten behandler vi dine lokationsdata. Vi beder separat om tilladelse til dette og bruger kun disse oplysninger, hvis du har givet din tilladelse. Til denne tjeneste bruger vi Googles navigations- og lokationssoftware. Vi har ingen indflydelse på, hvad skaberne af denne software (Google) gør med det, så læs derfor altid også deres privatlivspolitik.

Kontakt

Du kan kontakte os på flere måder — pr. telefon, via kontaktformularen eller pr. e-mail. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

For- og efternavn

E-mailadresse

Telefonnummer

Virksomhedsnavn

Alle oplysninger, du angiver som indhold i en besked

Dette gør vi for at kunne behandle din henvendelse korrekt og opfylde aftalen med dig. Vi opbevarer disse oplysninger, indtil vi er sikre på, at du er tilfreds med vores svar.

Jobansøgning

Har du svaret på et af vores jobopslag eller sendt en uopfordret ansøgning? Så behandler vi dine personoplysninger for at kunne behandle din ansøgning og som forberedelse til en eventuel ansættelseskontrakt. Til dette formål behandler vi følgende personoplysninger:

Navn og adresseoplysninger

E-mailadresse

Telefonnummer

Ansøgning/motiveret ansøgning

Lønforventning

Referencer

Startdato/tilgængelighed

Link til LinkedIn-profil

Alle andre oplysninger, du sender sammen med din ansøgning

Vi opbevarer dine ansøgningsdata i op til 6 uger, efter at stillingen er blevet besat. Vi opbevarer disse oplysninger, så vi kan kontakte dig, hvis stillingen bliver ledig igen i prøvetiden. Hvis vi ikke kan tilbyde dig en stilling på nuværende tidspunkt, kan vi med dit samtykke opbevare ansøgningsdataene i endnu et år. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at sende os en e-mail.

En søgning på sociale medier og internettet kan være en del af ansættelsesprocessen for at sikre, at vores omdømme forbliver intakt, når vi ansætter nye medarbejdere. Dette gør vi på baggrund af vores legitime interesse: vi søger på dit navn på Google og på profiler på forskellige sociale medier, kun i det omfang disse profiler er offentlige — vi vil ikke bede om adgang til en beskyttet profil på sociale medier eller om at oprette forbindelse med dig. Resultaterne bliver drøftet med dig. Hvis du gør indsigelse mod dette, kan du angive det pr. e-mail, når du søger.

Udførelse af analyser

Vi kan udføre analyser af de personoplysninger, vi indhenter gennem brugen af vores tjenester. Vi har en legitim interesse heri: ved at udføre analyser kan vi forbedre vores tjeneste. Vi bruger kun personoplysninger til dette formål og opbevarer dem i højst 3 år, hvorefter vi anonymiserer dem. Hvis du ikke ønsker, at vi bruger dine personoplysninger til at udføre analyser, kan du til enhver tid gøre indsigelse ved at kontakte os via kontaktoplysningerne nederst i denne erklæring.

Anonymisering

Vi kan anonymisere de personoplysninger, vi indhenter gennem brugen af vores tjenester. Det betyder, at de oprindeligt indhentede personoplysninger anonymiseres på en sådan måde, at den pågældende person ikke længere kan identificeres. Dataene er derfor ikke længere personoplysninger, og der er ingen privatlivsrisici forbundet med dem. Vi har en legitim interesse i at anonymisere data, da det gør det muligt for os at forbedre vores tjenester.

reCAPTCHA

Vi bruger reCAPTCHA-tjenesten fra Google Inc. (Google) til at beskytte vores website mod spam og misbrug. For at få Google reCAPTCHA til at fungere indsamles en besøgendes IP-adresse, musebevægelser og eventuelt andre data. Disse oplysninger sendes til og behandles af Google, som analyserer dem for at afgøre, om der er tale om en reel websitebesøgende eller en robot. Se Googles privatlivspolitik for yderligere oplysninger.

Hvornår kan vi dele dine personoplysninger med tredjeparter?

Vi deler kun dine personoplysninger med tredjeparter, når det er tilladt i henhold til gældende lovgivning. Vi kan videregive dine personoplysninger til tredjeparter, fordi:

vi har hyret dem til at behandle bestemte data;

det er nødvendigt for at opfylde aftalen med dig;

du har givet tilladelse hertil;

vi har en legitim interesse heri;

vi er retligt forpligtet til det (f.eks. hvis politiet kræver det ved mistanke om en forbrydelse).

De parter, der behandler personoplysninger på vores eller dine vegne, er:

It-leverandører og tjenesteudbydere

Cookieudbydere

Betalingstjenesteudbydere

Marketingvirksomheder

For at levere vores tjenester kan vi videregive dine personoplysninger til parter uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Dette gør vi kun, hvis der er et passende beskyttelsesniveau for behandlingen af personoplysninger — f.eks. ved at anvende en standardaftale fra Europa-Kommissionen eller indgå andre aftaler om håndtering af personoplysninger.

Sociale medier-knapper

På vores website bruger vi knappen til sociale medier for LinkedIn, som sender dig videre til denne platform. På den måde kan du følge os og dele indhold i netværket. Knappen fungerer takket være kodestykker, der kommer fra det sociale netværk. Hvis du vil vide, hvad LinkedIn gør med dine personoplysninger, kan du læse LinkedIns privatlivspolitik.

Cookies

På vores website bruger vi cookies og lignende teknikker, såsom pixels (herefter: cookies), fra os selv og fra tredjeparter. Cookies er små filer, der automatisk kan gemmes på eller læses fra den besøgendes enhed (f.eks. pc, tablet eller smartphone) via webbrowseren, når man besøger et website. Vi og tredjeparter bruger cookies til at:

muliggøre websitefunktioner (tekniske og funktionelle cookies).

analysere brugen af websitet og gøre det mere brugervenligt på baggrund heraf (analytiske cookies).

vise personaliserede annoncer (marketingcookies).

Disse cookies indsamler følgende oplysninger om dig:

IP-adresse

Cookie-ID

Website- og klikadfærd

Referrer-URL

Når du besøger vores website for første gang, viser vi en meddelelse, der forklarer om cookies. Heri beder vi om dit samtykke til at bruge cookies, hvis vi er forpligtet til det. Nedenfor finder du en oversigt over de cookies, vi bruger:

Funktionelle

Google Tag Manager, Google LLC, United States — Privacy Statement: Cookies fra Google Tag Manager muliggør indlæsning af scripts fra andre cookies. Google Tag Manager er udelukkende funktionel og bruges ikke til at indsamle personoplysninger. Opbevaringsperiode: session.

Typekit by Adobe, Adobe Inc., United States — Privacy Statement: Vi bruger skrifttyper fra Adobe Typekit, et program til at tilpasse og indlæse websitets skrifttyper. Vores website placerer Adobe-cookie(s) for at vise disse skrifttyper. Opbevaringsperiode: session.

HubSpot Forms, HubSpot, Inc., United States — Privacy Statement: Disse cookies bruges til at muliggøre webformularen og tilbyde chatvinduet i applikationen. Opbevaringsperiode: op til 13 måneder.

Datadog, Datadog, Inc., United States — Privacy Statement: Disse cookies bruges til overvågning af applikation, platform og ydeevne for at opdage og proaktivt løse kundeproblemer. Opbevaringsperiode: session.

Analytiske

Google Analytics, Google LLC, United States — Privacy Statement: Disse cookies placeres for at få indsigt i besøgendes adfærd og på baggrund heraf forbedre brugeroplevelsen. Opbevaringsperiode: op til 2 år.

HubSpot, HubSpot, Inc., United States — Privacy Statement: For at få et bedre billede af de besøgendes adfærd på vores website bruger vi cookies fra HubSpot. Opbevaringsperiode: op til 13 måneder.

LinkedIn Analytics, LinkedIn Corporation, United States — Privacy Statement: Disse cookies placeres for at få indsigt i brugen af vores website og forbedre det på baggrund af denne indsigt. Opbevaringsperiode: op til 2 år.

Hotjar, Hotjar Ltd., Malta — Privacy Statement: Hotjar er en teknologisk tjeneste, der hjælper os med bedre at forstå brugeroplevelsen. Opbevaringsperiode: 1 år.

Segment, Twilio Inc, United States — Privacy Statement: Segment bruges til brugeranalyse. Opbevaringsperiode: session.

Marketing

Google DoubleClick, Google LLC, United States — Privacy Statement: Disse cookies bruges til at registrere den besøgendes handlinger på websitet. Opbevaringsperiode: op til 6 måneder.

GA Audiences, Google LLC, United States — Privacy Statement: GA Audiences-cookies bruges til at få besøgende til at vende tilbage til websitet. Opbevaringsperiode: op til 6 måneder.

Facebook Connect, Facebook, Inc., United States — Privacy Statement: Disse cookies bruges til at muliggøre Facebooks annonceringsmuligheder. Opbevaringsperiode: op til 3 måneder.

Facebook Custom Audience, Facebook, Inc., United States — Privacy Statement: Disse cookies bruges til at muliggøre Facebooks annonceringsmuligheder. Opbevaringsperiode: op til 3 måneder.

LinkedIn Ads, LinkedIn Corporation, United States — Privacy Statement: Disse cookies placeres for at forbedre det online annonceudbud. Opbevaringsperiode: op til 2 år.

Virksomhedsoplysninger

Navn: Pro4all Cloud Services B.V.

Adresse: Houttuinlaan 14, 3447GM Woerden, Nederlandene

Telefon: 0348 489600

E-mail: info@pro4all.nl

KVK (handelsregisternummer): 65001974

Momsnummer: NL855941625B01